Bei der Tourplanung gibt es für Bands einiges zu beachten

Bei der Tourplanung gibt es für Bands einiges zu beachten © extern

Ich will später einmal Rockstar werden – viele Jugendliche träumen an einem bestimmten Punkt von einer Musikerkarriere, viel Geld, Auftritten in ausverkauften Hallen und Touren durch ganz Deutschland. Wer eine Band gründet und das erste Mal auf Tour geht, wird angesichts des Aufwands, der dahintersteckt, überrascht sein.

Es müssen Locations organisiert, Zeitfenster und Proben geplant sowie die Technik zusammengestellt werden. Und das Ganze oft, ohne einen Euro über Tickets verdient zu haben. Was ist in der Vorbereitung einer Tour für Bands wichtig? Und wo wartet die eine oder andere Stolperfalle auf die Chartstürmer von Morgen?

Wann soll die Tour stattfinden?

Jede Band und jeder Musiker, die sich ernsthaft mit den Planungen einer Tour auseinandersetzen, werden zuerst über die Termine der Gigs nachdenken. Dabei geht es anfangs gar nicht um das konkrete Datum (zum Beispiel: heute spielen wir in Dortmund und sind übermorgen in Münster). Im ersten Schritt ist zu überlegen, in welchen Zeitraum die Tour fällt.

Was hat hier Einfluss? Aspekte sind unter anderem:

  • Ferien-/Urlaubszeiten

  • Jahreszeiten

  • private Termine einzelner Bandmitglieder.

Letzteres bezieht sich unter anderem auf Termine wie die Geburt eines Kindes, die Hochzeit oder wichtige Prüfungen. Gerade Bands, deren Mitglieder in den Mid-Zwanzigern sind, haben den einen oder anderen Studenten in ihren Reihen.

Dies bedeutet, dass die Band zwar viel Zeit für Proben hat. Zweimal im Jahr stecken angehende Akademiker aber meist im Prüfungsstress. Und in diesen Wochen ist das Pensum an Lernstoff beachtlich. Nebenbei noch eine Tour spielen – fast schon eine Garantie dafür, dass Wiederholungsprüfungen anstehen.

Jahreszeit kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden

Warum ist die Jahreszeit so wichtig? Ganz einfach: Spätes Frühjahr und der Sommer ist bekanntlich die Festival-Saison. Daneben bieten viele kleinere Bühnen auf Volks- oder Stadtfesten den Bands die Chance, sich einem Publikum zu präsentieren. Die Chance ist wesentlich höher, in diesen Monaten eine gut gebuchte Tour auf die Beine zu stellen.

Im Winter ist es mitunter schwieriger, geeignete Locations zu finden. Zwar kommen jetzt wieder mehr Leute in die Klubs. Allerdings braucht jede Band nun einen Veranstaltungsraum, was die Konkurrenz untereinander durchaus antreibt. Gegebenenfalls kann man auch die Dienste einer Booking-Plattform in Anspruch nehmen.

Dass Ferien- und Urlaubszeit in die Planungen einbezogen werden, versteht sich von selbst. Auf der einen Seite besteht immer die Gefahr, dass ein Teil des Publikums gerade in der Sonne am Strand liegt. Andererseits sind Staus und volle Quartiere in der Urlaubszeit vorprogrammiert. Wer sich als Band jetzt entscheidet, in einem Ostseebad aufzutreten, gewinnt vielleicht Zuschauer – steht auf der Autobahn aber schnell mit hunderten anderen Autos Stoßstange an Stoßstange.

Terminplanung: Es geht um die Details

Ist der grobe zeitliche Rahmen abgesteckt, geht es ans "Eingemachte": die terminlichen Details müssen geklärt werden. Wann soll in welcher Location/Stadt gespielt werden? Diese Frage stellt sich die Band immer zusammen. Jetzt ist auch der beste Zeitpunkt, um Termine durchzusprechen, die unbedingt für Privates geblockt werden müssen. Kein Musiker wird die Hochzeit enger Freunde verpassen wollen.

Nach der Klärung privater Termine ist es sinnvoll, anschließend nur einer Person das Organisieren der Gigs zu überlassen. Bands mit riesiger Fanbase überlassen die Planungen ihrem Management. Kleinere Bands müssen dies oft noch selbst übernehmen. Sehr viel hängt bei der detaillierten Terminplanung natürlich auch davon ab, wann die Locations gebucht werden können. Die Devise lautet: Der frühe Vogel fängt den Wurm.

Einige Bands blocken zukünftige Termine – gerade, wenn sie in Locations regelmäßig spielen – schon beim Aufbau des aktuellen Auftritts.

Welche Locations eignen sich?

Klar, im Olympia-Stadion in Berlin aufzutreten, kann sich jede Band vorstellen. Allerdings werden nur Top-Bands Gelegenheit haben, diese Location bespielen zu dürfen. Alternativ ist dies noch als Support-Act möglich, auch dann wird die Planung meist von der entsprechenden Agentur des Haupt-Acts übernommen.

Wer sich jedoch selbst kümmern muss, sollte bei der Auswahl der Locations verschiedene Faktoren berücksichtigen. Entscheidend sind zwei Fragen:

  • Können wir als Band die Location füllen?
  • Ist die Location für uns rentabel?

Die richtige Größe ist aus einem einfachen Grund entscheidend: Niemand spielt gern vor halbleerem Haus. Auf der anderen Seite ist eine Location, die aus allen Nähten platzt, ebenfalls nicht das Optimum.

Locations kontaktieren – wie geht das?

Hat sich herauskristallisiert, welche Größe die Locations haben, müssen die passenden dazu kontaktiert werden. Ab einer gewissen Bekanntheit sprechen Veranstalter Bands von sich aus an. Wer bis dahin noch ein Stück Weg zurücklegen muss, greift im besten Fall einfach zum Telefonhörer. Viele Locations haben eigene Nummern für Buchungsanfragen – und meist auch ein offenes Ohr für Anfragen. Aber: Zuviel Zeit sollten sich Interessenten dabei nicht lassen.

Gute Locations sind bei Bands sehr gefragt. Gut heißt in diesem Zusammenhang, dass:

  • Größe
  • Lage
  • Ausstattung (Bühnentechnik usw.)

stimmen. Wer noch nicht so bekannt ist, wird im Rahmen einer kleinen Tour zunächst die Locations nicht in Eigenregie buchen und die Verantwortung für ein möglichst volles Haus sorgen. Üblich sind vor allem zwei Modelle:

  1. Die Bezahlung durch den Betreiber/Veranstalter über eine feste Gage, die vorher ausgehandelt wird.
  2. Der sogenannte Door-Deal: Eine finanzielle Beteiligung an den Eintrittsgeldern. Wie hoch diese ausfällt ist ebenfalls Verhandlungssache.

Daneben existieren noch weitere Bezahlmodelle oder Mischformen. Zu guter Letzt werden alle Details zum Auftritt vertraglich fixiert. Hierbei sollte auch über die Bewerbung der Veranstaltung gesprochen werden. Im Normalfall übernehmen dies die Veranstalter, jedoch kann etwas eigene Werbung in sozialen Netzwerken nicht schaden. So lässt sich die Fanbase kontinuierlich erhöhen und bei einem Door-Deal für höhere Einnahmen sorgen.

Die richtige Routenplanung – clever organisieren und Fahrtkosten sparen

Zur Tour-Vorbereitung gehört auch ein Blick auf die Route. Heute in Leipzig spielen, morgen in München, übermorgen in Hamburg und drei Tage später in Stuttgart – hier kommen einige Kilometer zusammen. Besser wäre die Reihenfolge:

  1. Hamburg

  2. Leipzig

  3. München

  4. Stuttgart.

Die Route lässt sich nicht immer so legen, dass sie von den Fahrtkosten her optimal verläuft. Schließlich muss fürs Buchen der Locations auch ein Zeitfenster zum Wunschtermin frei sein. Im Idealfall werden die Locations einfach zu Clustern zusammengefasst, die sich jeweils auf eine bestimmte Region beziehen.

Ride & Sleep – für eine erfolgreiche Tour sehr wichtig

Der Tourbus ist legendär – und bringt die Band von A nach B. Doch auch dieser muss vorher gemietet werden. Was sich zunächst nach spaßigem Rock-&-Roll-Leben anhört, sieht in der Realität oft ganz anders aus. Es lohnt sich, hier ein paar Erfahrungsberichte zu lesen, um sich vor dem ersten Trip über das Leben im Tourbus klar zu sein.

Dazu kommt, dass Wochen und Monate aus dem Koffer zu leben, schnell stressig werden kann. Ein richtiges Bett mit Matratze und eine Dusche braucht nach schweißtreibenden Auftritten jeder Musiker. In der Tourplanung muss es nicht nur um die Locations gehen. Wichtig ist, sich passende Hotels zu suchen.

Letztere liegen im Idealfall nur einen Steinwurf von der Location entfernt – und bieten gleichzeitig auch Platz, um den Fuhrpark unterzubringen. Natürlich dürfen die Kosten an dieser Stelle nicht außer Acht gelassen werden.

Personal- und Materialplanung – ohne Hilfe kommt niemand aus

Sobald wichtige Entscheidungen für den Rahmen der Tour getroffen sind, stehen viele wichtige Detailfragen an. Das Programm muss auf die Beine gestellt und eine Bühnenshow geplant werden. Pyrotechnik und Lichteffekte gehören für viele einfach dazu – zumindest, wenn Zuschauern und Fans auch was fürs Auge geboten werden soll. Aber: Das Equipment bekommt keine Füße und wandert allein von A nach B. Genauso wenig bauen sich Lichtanlage und Tontechnik allein auf.

Je größer und professioneller die Show, desto mehr Staff und Helfer braucht eine Band. Was ist im Hinblick auf das Equipment und damit auch das Personal alles einzuplanen?

Vor allen Dingen stellt sich hier folgende Frage: Was können wir als Band allein stemmen – und wo braucht es einfach professionelle Hilfe? Musiker, die riesige Hallen füllen und in den Charts zu hören sind, können sich relativ entspannt zurücklehnen. Kleine Bands haben auf der anderen Seite ein sehr übersichtliches Budget – und können sich zusätzliches Personal nicht in großem Umfang leisten. Das Management muss unter anderem:

  • Catering/Verpflegung
  • Unterbringung Band und Staff
  • Bühnenequipment
  • Soundtechnik

auf dem Radar haben.

Welche Überlegungen gibt es im Detail anzustellen? Beispiel Catering: Hier kann sich zwischen verschiedenen Optionen entschieden werden. Entweder reist der Caterer mit, oder an jeder Location wird das Catering vor Ort gestellt. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Ist der Caterer immer unterwegs dabei, wird kontinuierlich ein Stand gehalten und nur eine Rechnung gestellt – was die Buchhaltung besonders einfach macht. Auf der anderen Seite ist ein mitreisender Caterer natürlich nicht gerade billig.

Kümmert sich das Management vor Ort ums Catering, besteht das Risiko qualitativer Unterschiede zwischen den einzelnen Gigs. Und es wartet eine ganze Flut an Rechnungen auf die Buchhaltung. Auf der anderen Seite ist das Catering hier günstiger zu haben.

Für kleine Bands klingt das ganze nach Luxusproblemen. Die Verpflegung kommt nicht selten vom nächsten Imbiss. Aber auch hier ist empfehlenswert, das Thema in der Vorbereitungsphase aufzugreifen. Gibt es überhaupt Gastronomiebetriebe vor Ort, die lange genug geöffnet haben? Nachts um halb eins hat kaum noch ein Restaurant warme Küche.

Was kann die Band selbst stemmen?

Hier geht es nicht um Bequemlichkeit, sondern darum, Kosten einzusparen. Selbst Bands und Musiker, die bereits eine gewisse überregionale Fanbase haben, werden mit ihrem Budget haushalten müssen. Eigentlich kann – oder besser muss – die Band bis zu einem gewissen Level alles selbst stemmen. Es ist kurz nach der Gründung einfach nicht das Geld, da um:

  • eine Bühnencrew
  • den 1-Sterne-Caterer
  • das 4-Sterne-Hotel

zu bezahlen. Tontechnik – sprich Boxen, Mischpult etc. – muss unter Umständen in den passenden Dimensionen gemietet werden. Alternativ ist die Location bereits passend ausgerüstet – ein Punkt, der bei der Wahl ebenfalls beachtet werden sollte.

Transport und Aufbau muss die Band selbst bewerkstelligen. Natürlich empfiehlt sich hier, einen mit der Materie versierten Mitstreiter im Freundeskreis dabei zu haben, der beim Soundcheck und während der Gigs auch noch ein Auge auf die Technik hat. Ansonsten ist es sinnvoll, einen FOH-Techniker anzuheuern, der bei der Technik hilft.

Was auf jeden Fall in die "Koffer" und damit zur Tourplanung gehört, sind natürlich die Instrumente. Jeder Musiker/jedes Bandmitglied weiß selbst am besten, welche Instrumente und zusätzliches Equipment gebraucht werden. Am Ende ist immer empfehlenswert, die Fäden bei einem Bandmitglied (oder dem Manager) zusammenlaufen zu lassen. Andernfalls besteht vielleicht die Gefahr, dass im Bulli oder dem Kleintransporter doch nicht genug Platz ist.

Tipp: Bei der Suche nach Bühnen und Locations für Auftritt kann es sich ein Band schwermachen – oder sehr viel vereinfachen. Auf Festivals und Festbühnen wird die Technik vom Veranstalter für alle Musiker und Bands gestellt. Damit entfällt ein erheblicher finanzieller und organisatorischer Aufwand. Es ist durchaus zu überlegen, ob diese Möglichkeiten nicht konsequenterweise ausgenutzt werden, um die Manpower und Bandkasse zu schonen.

Finanzierung: Ein wunder Punkt

Bands und Musiker leben davon, vor Publikum aufzutreten. Nirgendwo ist das Feedback so direkt wie bei einem Live-Konzert. Bevor es allerdings soweit ist und die ersten Beats aus den Boxen dröhnen, müssen Bands in Vorleistung gehen.

Generell ist bei den Planungen der Tour zu überlegen, wie groß das finanzielle Polster sein muss. Meist werden die Rechnungen von Catering und Bühnentechniker erst nach dem Auftritt bezahlt. Allerdings ist es durchaus üblich – gerade, wenn es um höhere vierstellige Summen geht – Anzahlungen zu verlangen.

Und hierfür muss ein Polster in der Bandkasse geschaffen werden. Im Idealfall ist noch etwas von letzten Auftritten übrig oder CD-Verkäufe sorgen für Einkünfte. Kosten, die vor dem Tourstart entstehen:

  • Herstellung Merchandise-Artikel
  • Werbematerial wie Plakate oder Flyer
  • neue Ton-/Lichttechnik
  • Vorkasse für Hotels/Unterkünfte
  • Kaution für Mietwagen usw.

Prinzipiell bieten sich verschiedene Möglichkeiten, um die Tour – bis die ersten Gelder aus dem Verkauf von Merchandise-Artikeln oder den Einkünften der einzelnen Gigs auf dem Bandkonto landen – zu finanzieren.

1. Sponsoring

Bands ziehen ein Publikum an. Und können daher für Firmen als Markenbotschafter interessant sein. Auf der anderen Seite bietet sich der Band die Gelegenheit, so finanziell entlastet zu werden. Und es muss hier nicht automatisch um Geld gehen. Ein Autoverleih kann der Band zum Beispiel den Transporter zur Verfügung stellen.

Es zahlt sich für die Musiker auf jeden Fall aus, im Umfeld nachzufragen und auf Sponsorenbörsen ein Gesuch zu veröffentlichen. Alternativ kann ein Crowdfunding gestartet werden. Was für die Produktion eines Albums funktioniert, kann auch zur Finanzierung einer Tour eingesetzt werden.

2. Unterstützung aus der Familie

Diese Variante ist der Klassiker. Eltern und Großeltern greifen Kindern immer wieder unter die Arme – auch wenn diese eigentlich schon ihre eigene Familie gegründet haben. Ein Verwandtendarlehen hat zudem den Vorteil meist sehr günstiger Konditionen.

Generell ist darauf zu achten, dass die Darlehen nicht zinslos vergeben werden. Andernfalls könnte das Ganze von Finanzämtern als Schenkung ausgelegt werden.

3. Bankkredit

Sofern Bands finanzielle Unterstützung brauchen, kann auch ein Bankkredit ins Auge gefasst werden. Allerdings sind hier einige Hürden zu nehmen. Allgemein treten Bands hierfür als GbR in Erscheinung – sie sind also Unternehmen. Daher gelten für die Kreditvergabe im Allgemeinen andere Konditionen und Regeln als für Privatpersonen.

Aus diesem Grund kann eine ausgiebige Beratung sinnvoll sein, bevor man sich letztlich für eine Finanzierung entscheidet. Wer hier gewisse Vorbereitungen trifft, hat am Ende deutlich bessere Karten. So sollte die maximal mögliche Tilgungsrate pro Monat ermittelt werden und zusätzlich sollten mehrere Bandmitglieder gemeinsam das Darlehen aufnehmen, um bessere Konditionen zu bekommen und die Kreditchance letztlich zu erhöhen. Auch einen Tourenplan mit den zu erwartenden Einnahmen ist ein wichtiges Hilfsmittel, um den Bankberater zu überzeugen.

4. Förderung

Viele Organisationen und Behörden fördern Kunst und Kultur. Musik gehört natürlich dazu. Und so haben Bands unter Umständen die Möglichkeit, auch hier etwas Unterstützung zu erhalten. Förderungen kommen zum Beispiel über das Goethe Institut oder die Initiative Musik zustande. Bands sollten sich im Rahmen der Tourplanung überlegen, ob diese Form der Unterstützung vielleicht weiterhelfe kann.

Ein kurzer Hinweis zum Thema GbR: Da Bands Ausgaben haben und Einnahmen realisieren, sollte dieses Thema nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Bereits mit der Gründung ist empfehlenswert, sich dazu Gedanken zu machen.

Die Anmeldung beim Finanzamt erfolgt über einen gesonderten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Nach dessen Prüfung erteilt das zuständige Finanzamt eine Steuernummer. Der Vorteil: Ausgaben für die Tourvorbereitung sind dann Betriebsausgaben.

Proben: In der Tourplanung immens wichtig

Bisher ging es bei den Vorbereitungen nur darum, wie das Equipment von A nach B kommt oder was alles gebraucht wird, um die einzelnen Auftritte vorzubereiten. Ein sehr wichtiger Punkt fehlt noch auf der Liste: die Proben.

Bands gehen oft mit neuem Songmaterial auf Tour. Oder haben schon eine Weile nicht mehr zusammen im Probenraum gestanden. Damit auf der Bühne alles rund läuft und keiner der Fans enttäuscht nach Hause geht, muss vor dem Tourstart intensiv geprobt werden. Und auch das gehört zur Vorbereitung. Welche Hürden und Hindernisse können auftauchen?

Was immer schiefgehen kann, sind Probentermine. Mal ist ein Bandmitglied krank oder muss Überstunden machen. Und natürlich haben auch Musiker immer noch ein Privatleben neben der Band. Das heißt: Mit den Proben wird am besten weit vor dem ersten Gig der Tour angefangen. Wie groß der Vorlauf sein muss, hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab. Bands, die sich auch privat häufiger treffen und eine Runde jammen, müssen wahrscheinlich weniger proben.

Tipp: Gerade eine etwas längere Tour kann – etwa, wenn Weihnachten und das Jahresende dazwischenliegen – von einer etwas längeren Pause unterbrochen werden. Hier ist in jedem Fall zu überlegen, ob nicht vielleicht der eine oder andere Probentermin mit eingeschoben wird.

Fazit: Tourplanung ist ein Mammutprojekt

Wenn der Gitarrist zum Start der Tour das erste Mal richtig in die Saiten greift, fällt eine Last von der Band. Hinter ihr liegen Wochen und Monate der Planung und Vorbereitung. Die erste Tour wird allen Musikern lange in Erinnerung bleiben. Klar, beim ersten Mal läuft nicht alles nach Plan. Und es passieren Fehler, aus denen gelernt wird.

Aber mit Biss und Geduld lässt sich eine Tour auf die Beine stellen, der vielleicht nicht viele folgen werden. Nachdem die letzte Melodie verklungen ist, wird sich die Band noch lange daran erinnern – an Höhen und Tiefen.

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